기록이 많아질수록 정리는 왜 어려워질까?

메모·수첩·다이어리·노션 등 도구가 많은데도 기록이 더 복잡해지는 이유는 무엇일까요?
흩어진 기록이 정리되지 않는 핵심 원인을 심리·정보 구조 관점에서 설명하는 INFJSoul 기록 시스템 시리즈 ①편.

🌿 흩어진 기록을 하나의 삶으로 정리하는 법 ①

- 흩어진 기록을 이해하는 첫걸음 -

우리는 기록 도구가 넘쳐나는 시대를 살고 있습니다. 수첩, 포스트잇, 휴대폰 메모, 업무 다이어리, 일기장, 노션, 캘린더까지. 원하는 순간에 무언가를 남길 수 있는 방법은 정말 많아졌습니다.

메모를 남길 공간은 이렇게 많은데, 이상하게도 정리는 더 어려워지고, 막상 필요할 때는 "어디에 적어두었지?" 하고 기억이 나지 않는 경험을 반복하게 됩니다.

"혹시 당신의 메모는 지금 어디에 있나요?"

특히 일·생활·감정·취미가 동시에 흐르는 바쁜 하루를 보내는 사람이라면, 기록이 많아질수록 오히려 마음이 복잡해지고, 정리되지 않은 기록들이 작은 부담으로 쌓여 가는 순간을 마주합니다.

원래 기록의 목적은 삶을 가볍게 하고 흐름을 정리해 주는 데 있지만, 어느 시점부터는 기록 자체가 또 하나의 ‘관리해야 할 것'이 되어 버리기도 하죠.

그래서 2025년의 12월을 지나 새로운 해를 준비하는 지금, 2026년에는 더 편안하고 지속 가능한 기록 루틴을 만들기 위해 왜 도구가 많을수록 기록이 더 혼란스러워지는지, 그 근본적인 이유를 차분히 짚어보려고 합니다.

문제를 정확히 이해하면, 각자에게 맞는 기록 체계는 훨씬 부드럽게 만들어질 수 있으니까요.

1. 도구가 많아 혼란스러운 것이 아니다: 역할 분담이 없는 도구 사용의 문제

기록 도구가 많으면 상황에 따라 선택할 수 있어 좋아 보입니다.

하지만 역설적으로, 도구가 많을수록 혼란이 커지기도 합니다.

그 핵심 이유는 매우 단순합니다.

도구가 많아서가 아니라, 각 도구의 '역할이 정해져 있지 않아서' 기록이 흩어지게 됩니다.

역할 분담이 없는 도구 사용의 흔한 예시는 다음과 같습니다.

회의 중 급하게 떠오른 아이디어 → 휴대폰 메모
집에 돌아와 생각이 이어져 정리 → 손글씨 수첩
나중에 정리하려고 시도 → 노션/디지털 도구 (중단)
감정적으로 흔들리는 순간의 기록 → 일기장

이런 흐름이 반복되면 나중에 어디에 무엇이 있는지 찾기 어려워집니다.

특히 “무엇을 어디에 적어야 할지” 고민하는 시간이 쌓일수록 기록 자체가 피로로 느껴지게 됩니다.

2. 기록은 왜 흩어지는가? 네 가지 '정보 성격' 분류의 부재

많은 사람들은 “내가 정리를 잘 못해서”라고 생각하지만 사실이 아닙니다.
기록이 흩어지는 가장 근본적 이유는 바로, 하루 동안 다루는 정보의 종류가 너무 다르기 때문입니다.

우리는 매일 서로 성격이 전혀 다른 정보를 동시에 다루고 있습니다.

<표> 당신의 기록이 섞여 발생하는 혼란의 네 가지 원천

정보의 성격	목적 및 예시
즉시 포착해야 할 정보	주차장 위치, 지금 당장 사야 할 물건, 긴급 연락처 (휘발성)
일·생활 운영 정보	프로젝트 마감일, 병원 예약 시간, 청구서 내역 (실행 중심)
생각을 확장시키는 정보	책에서 발췌한 구절, 글쓰기 아이디어, 영감 (축적 중심)
마음과 감정을 정리하는 정보	오늘의 기분, 내적 갈등, 감사 일기 (성찰 중심)

문제는 단 하나입니다. 이 네 가지 정보를 '하나의 바구니'에 담으려 했기 때문이죠.

이 네 가지는 성격도, 목적도, 필요한 도구도 완전히 다릅니다.
그런데 우리는 하나의 도구로 이 모든 것을 처리하려고 하니 기록이 흐트러질 수밖에 없습니다.

즉, 문제는 기록 능력이 아니라 '정보의 성격을 분류하지 않은 채' 도구를 사용한 데 있습니다.

3. 기록 과부하는 결국 기억의 피로로 이어진다

도구가 많을 때 흔히 나타나는 기록 과부하 현상은 기록 포기로 이어집니다.

(1) 어디에 적었는지 기억이 나지 않는 문제

여러 도구를 동시에 쓰면 나중에 “그 메모를 어디에 적었더라?”라는 기억 검색 비용이 크게 늘어납니다.

(2) 정리해야 한다는 압박

흩어진 기록은 정리되지 않은 마음처럼 무겁게 느껴집니다.

기록을 중요하게 생각하는 사람일수록 정리가 안 된 기록 자체가 내적 스트레스로 작용합니다.

(3) 도구 선택 스트레스

무언가를 기록하려고 할 때 “이건 어디에 적을까?” 라고 멈칫하게 되는 순간, 기록은 이미 어려워집니다.

4. 기록이 흩어져도 괜찮은 구조 만들기

기록이 산만하게 흩어지면 스스로를 탓하곤 하지만 사실 기록은 본래 다양한 공간에서 이루어지는 것이 자연스럽습니다.

문제는 기록이 흩어지는 것이 아니라, '흩어져도 괜찮은 구조'가 없는데 있습니다.

따라서 해결책은 도구를 줄이거나 완벽하게 관리하는 것이 아니라, 각 도구가 어떤 정보를 담당할지 ‘역할을 분명히 나누는 것’입니다.

그 순간부터 기록은 비로소 제자리를 찾기 시작하며, 하루를 정리하고, 생각을 가다듬고, 나를 안정시키는 본래의 목적을 되찾게 됩니다.

5. 정리되는 기록은 삶을 더 선명하게 만든다

기록은 단순히 무언가를 남기는 행위가 아니라, 하루와 생각을 정리해 주고 마음을 안정시키는 과정입니다.

하지만 도구가 많아질수록 기록이 흐트러지고, 흩어진 기록은 결국 마음까지 산만하게 만들곤 하죠.

그래서 중요한 것은 ‘완벽하게 정리하는 법’을 찾는 것이 아니라, '왜 혼란이 생겼는지'를 이해하는데 있습니다.

원인을 이해하면 기록을 바라보는 시선이 조금 선명해지고, 자신에게 맞는 방식이 자연스럽게 떠오르기 시작합니다.

기록은 결국 하루를 정리하고, 생각을 가다듬고, 나를 안정시키기 위한 도구니까요.

이 정도의 이해만으로도, 지금보다 훨씬 편안한 방식으로 기록을 이어갈 수 있습니다.